Es un documento
oficial en el cual se confirma alguna información. Su contenido sirve como
prueba en casos judiciales o de investigación.
- En el documento se debe constar la fecha y el lugar en
que se expide. Además, lleva el sello oficial del organismo que lo emite.
- No lleva saludo ni despedida.
Se puede utilizar
en los siguientes casos:
- Para confirmar que una persona es miembro de una
institución u organización.
- Para certificar o dar fe del pago de dinero.
- Para confirmar cualquier información o dato verídico.
- Para informar la contribución económica a una
organización.
Las partes de la certificación son:
- Membrete: por ser un documento oficial, la certificación debe
prepararse en papel con membretes de la compañía. Si el papel no tiene
membrete, éste se prepara igual que el de la carta.
- Título y número
del documento: el título del
documento, “CERTIFICACIÓN”, se
escribe de cuatro a seis espacios verticales del membrete. Se centra y se
escribe con todas las letras en mayúscula y en negritas, el tamaño puede ser
mayor de 12.
(Cuando una empresa emite una certificación frecuentemente, puede
asignarles un número para facilitar su archivo y localización.)
- Número: Cuando la empresa emite certificaciones frecuentemente
puede asignarles un número para facilitar su archivo y localización. Este número
puede asignarse en orden consecutivo y puede estar precedido del año natural en
que se emite la certificación. El numero de la certificación y el año natural
se separan por un guión.
- Dirección del
destinatario: se escribe a
cuatro espacios debajo del título del documento y al margen izquierdo. Cuando
se desconoce la dirección completa del destinatario, puede incluirse solamente
el nombre de éste, la ciudad y el país. En este caso la certificación se
entrega a la persona que lo solicita para que ella a su vez se le entregue
personalmente al destinatario.
- Texto: se escribe a tres o cuatro espacios debajo de la
dirección del destinatario a espacio sencillo. Si es muy corto se puede
escribir a doble espacio.
Los párrafos se pueden sangrar cinco o diez espacios, o escribirse en
estilo bloque. Si el texto se escribe a espacio doble, los párrafos deben
sangrarse.
El primer párrafo de una certificación debe iniciaron cualquiera de las siguientes
palabras: “CERTIFICO”, “CERTIFICAMOS” o “SE CERTIFICA”.
- Fecha: el último párrafo, o párrafo de cierre, hace constar la
fecha y el lugar donde se emite el documento. El párrafo comienza con la
palabra “Expedida” o la palabra “Dada”. Esta palabra se escribe con mayúscula.
El día y el año se escribe con palabras.
- Firma
mecanografiada: se escribe a
cuatro espacios debajo de la última línea del texto y comienza en el centro del
papel. La firma incluye el nombre de la persona y su puesto.
- Iniciales de
referencia y codificación de archivo electrónico: se escribe comenzando el margen izquierdo, a dos
espacios debajo de la última línea de la firma mecanografiada. En la siguiente
línea se escribe la codificación del archivo electrónico.
- Sello: en el espacio en blanco después de la firma
mecanografiada, se imprime o estampa el sello oficial de la empresa,
institución u organización. El sello es importante para que el documento se
considere oficial.
