La Convocatoria

Esta comunicación escrita se utiliza principalmente para citar varias personas a fin de que asistan a un acto determinado: reunión, asamblea o convención. La convocatoria indica la fecha, hora, lugar y propósito del acto.

La convocatoria se usa mayormente para anunciar vacantes dentro de la empresa y anunciar exámenes de clasificación para los puestos. La convocatoria se anuncia o publica en los tablones de edictos, en rotativos del país u órganos internos de la empresa, su tamaño debe ser ocho y medio por catorce.

Las partes de la convocatoria son:

-       Membrete: debe prepararse en papel timbrado de la empresa u organismo que convoca. En ocasiones, si el papel no está timbrado puede prepararse el membrete.

-       Fecha: se escribe de dos o cuatro espacios debajo del membrete, en el centro del papel. La fecha también puede escribirse dos espacios debajo de las iniciales de referencia o de la anotación de la dirección electrónica, al final del documento.

-       Título: se escribe a cuatro espacios de la fecha, y va en mayúscula cerrada y centrada.

-       Texto: la convocatoria comienza a cuatro espacios debajo del título, suele ser corto. En la oración introductoria debe ir información sobre la fecha, hora, lugar y propósito de la reunión o actividad. Los párrafos pueden escribirse al margen izquierdo o con sangría de 5 espacios. El texto puede escribirse a espacio doble. Entre párrafos se dejan dos espacios.

-       Firma mecanografiada: la firma del presidente se escribe al margen izquierdo y la del secretario, comenzando en el centro del papel y en la misma línea de escritura.

-       Iniciales de referencia: se escriben a dos espacios de la última línea de la firma mecanografiada, comenzando al margen izquierdo, una debajo de la otra o en una misma línea a espacio sencillo. Se hace igual que en la carta comercial.

-       Anotación o anexo: la anotación de anexo se usa frecuentemente. Se escribe una línea de anexo debajo de las iniciales de referencia o de codificación electrónica.

La convocatoria puede ir acompañada de una segunda hoja, con la agenda u orden del día de la reunión.