La Certificación

Es un documento oficial en el cual se confirma alguna información. Su contenido sirve como prueba en casos judiciales o de investigación.

-       En el documento se debe constar la fecha y el lugar en que se expide. Además, lleva el sello oficial del organismo que lo emite.

-       No lleva saludo ni despedida.

Se puede utilizar en los siguientes casos:

-      Para confirmar que una persona es miembro de una institución u organización.

-       Para certificar o dar fe del pago de dinero.

-       Para confirmar cualquier información o dato verídico.

-       Para informar la contribución económica a una organización.

Las partes de la certificación son:

-       Membrete: por ser un documento oficial, la certificación debe prepararse en papel con membretes de la compañía. Si el papel no tiene membrete, éste se prepara igual que el de la carta.

-       Título y número del documento: el título del documento, “CERTIFICACIÓN”, se escribe de cuatro a seis espacios verticales del membrete. Se centra y se escribe con todas las letras en mayúscula y en negritas, el tamaño puede ser mayor de 12.

(Cuando una empresa emite una certificación frecuentemente, puede asignarles un número para facilitar su archivo y localización.)

-       Número: Cuando la empresa emite certificaciones frecuentemente puede asignarles un número para facilitar su archivo y localización. Este número puede asignarse en orden consecutivo y puede estar precedido del año natural en que se emite la certificación. El numero de la certificación y el año natural se separan por un guión.

-       Dirección del destinatario: se escribe a cuatro espacios debajo del título del documento y al margen izquierdo. Cuando se desconoce la dirección completa del destinatario, puede incluirse solamente el nombre de éste, la ciudad y el país. En este caso la certificación se entrega a la persona que lo solicita para que ella a su vez se le entregue personalmente al destinatario.

-       Texto: se escribe a tres o cuatro espacios debajo de la dirección del destinatario a espacio sencillo. Si es muy corto se puede escribir a doble espacio.

Los párrafos se pueden sangrar cinco o diez espacios, o escribirse en estilo bloque. Si el texto se escribe a espacio doble, los párrafos deben sangrarse.

El primer párrafo de una certificación debe iniciaron cualquiera de las siguientes palabras: “CERTIFICO”, “CERTIFICAMOS” o “SE CERTIFICA”.

-       Fecha: el último párrafo, o párrafo de cierre, hace constar la fecha y el lugar donde se emite el documento. El párrafo comienza con la palabra “Expedida” o la palabra “Dada”. Esta palabra se escribe con mayúscula. El día y el año se escribe con palabras.

-       Firma mecanografiada: se escribe a cuatro espacios debajo de la última línea del texto y comienza en el centro del papel. La firma incluye el nombre de la persona y su puesto.

-       Iniciales de referencia y codificación de archivo electrónico: se escribe comenzando el margen izquierdo, a dos espacios debajo de la última línea de la firma mecanografiada. En la siguiente línea se escribe la codificación del archivo electrónico.

-       Sello: en el espacio en blanco después de la firma mecanografiada, se imprime o estampa el sello oficial de la empresa, institución u organización. El sello es importante para que el documento se considere oficial.